Les missions du poste
L'assistant(e) aura des missions de gestion des actes d'État Civil et d'accueil général des publicsAmplitude horaire de 36h30 du lundi au vendredi et le samedi matin par roulement- Enregistrements et rectification des actes d'État civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès)- Mise à jour et rectification des registres d'État civil et de documents administratifs (apposition des mentions en marge des actes, livrets de famille)- Gestion des concessions funéraires et tenue de la régie en tant que régisseur principal- Gestion des dossiers funéraires (autorisation d'inhumation et crémation, fermeture de cercueil)- Réception et tri du courrier du service État civil et rédaction de courriers et mails - Instruction des dossiers de mariage, des PACS et des jugements de divorce- Changement de nom et prénom- Conseil aux administrés- Préparation des cérémonies (noces d'or ou de diamants, parrainages civils, mariage et auditions)- Élaboration de tableaux de bord de l'activité du service à partir d'indicateurs- Comedec- Gestion des titres sécurisés (CNI/Passeport)- Gestion des plannings Arpege
Le profil recherché
Expérience sur poste similaireMaîtrise de l'outil informatiqueMaitrise de la législation en matière d'État civilQualités rédactionnellesMinimum Bac PRO bureautique exigéSens du service publicDiscrétion, respect de la confidentialité et loyautéQualités relationnellesSens de l'organisation et rigueurAdaptabilité aux changements de pratiques professionnelles (dématérialisation, développements informatiques)Esprit d'équipe
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Développement logiciel
- Traitement du courrier
- Rédaction de courriers
- Sens de l’organisation